Cómo los procesos ineficientes están perjudicando a su empresa

Cómo los procesos ineficientes están perjudicando a su empresa

Los sistemas comerciales aislados y difíciles de usar complican los procesos y obstaculizan las operaciones. ¿Es esto cierto en tu organización?

Hoy en día, las empresas están agobiadas por sistemas de negocio aislados y difíciles de usar que complican los procesos y obstaculizan las operaciones. Según la firma de investigación de mercado IDC (International Data Corporation), las empresas pierden de un 20 a un 30 por ciento en ingresos cada año debido a ineficiencias.

Y, sin embargo, muchas empresas continúan “arreglándoselas” con sus aplicaciones y sistemas actuales, a pesar de que esas pueden no ser las soluciones correctas. Desafortunadamente, las empresas a menudo reutilizarán uno de estos sistemas para una tarea que tiene una funcionalidad plausible para el proyecto – imagine usar una linterna para abrir una nuez – pero aunque la abra aún no es la herramienta adecuada para el trabajo. Tarde o temprano, es probable que esa aplicación incorrecta cause un problema.

Las consecuencias de utilizar soluciones anticuadas de procesos de negocio o, en realidad, ninguna solución, pueden ser multifacéticas y, en última instancia, dañinas para los resultados de una empresa. Aquí hay seis trampas comunes que afectan a las empresas en casi todas las industrias debido a procesos comerciales ineficientes o en silos.

1. Los silos mismos

Independientemente de la industria en la que se encuentre o el tipo de clientes a los que preste servicios, el desafío de administrar el flujo de procesos y las operaciones en diversas plataformas y sistemas es universal. La combinación de tareas manuales tediosas con la confianza en que los departamentos de la empresa tienen en un flujo de trabajo diario fluido, hace que sea virtualmente imposible mantener cualquier tipo de ventaja competitiva. Sin embargo, así es como operan la mayoría de las compañías.

Se han realizado estudios sobre el efecto que el “siloing” tiene en la eficiencia dentro de ciertas industrias. Y la conclusión general ha sido que los silos consumen una gran cantidad de recursos, particularmente en términos de cohesión interdepartamental. Un ejemplo notable mencionado por la autora Gillian Tett en su libro, The Silo Effect fue la compañía Sony, cuyo exitoso departamento de PlayStation celosamente guardó su independencia, incluso cuando el entonces nuevo CEO de la compañía, Howard Stringer, trató de derribar los silos.

Como resultado, Sony no aprovechó una serie de cambios tecnológicos, como el iPod y el auge de los dispositivos de música digital, que en ese momento se encontraba en una buena posición para dominar.

La solución.

Una de las formas en que las empresas pueden dividir con éxito los silos de trabajo es proporcionar mecanismos para lograr la transparencia y la apertura. Las empresas pueden considerar un “único sistema de registro” para lograr la transparencia, agilizar las comunicaciones y administrar el rendimiento.

Varias compañías han construido sistemas de registro realmente exitosos: Salesforce, en la función de ventas, Intuit en finanzas y Workday, en recursos humanos son algunos de los más notables. Los sistemas de registro suelen ser la columna vertebral de los procesos empresariales centrales. Sin una solución que mantenga a todos y todo conectado, una organización es vulnerable a los problemas comunes que aquejan a los equipos distribuidos.

2. Mala integración de sistemas

El crecimiento de la automatización ha llevado a que haya más sistemas y soluciones en funcionamiento que nunca, cada uno de los cuales requiere un conjunto de procesos para permitir su uso exitoso. Según una encuesta de IDC, The Document Disconnect, más del 80 por ciento de los líderes empresariales encuestados de ventas, recursos humanos, compras y otros departamentos acordaron que los problemas “surgen porque tienen diferentes sistemas / aplicaciones internas que no se ‘comunican’ entre sí,” mientras que el 43 por ciento de los trabajadores encuestados dijeron que a menudo tienen que copiar / pegar o volver a introducir la información.

Sin una solución estandarizada, como una plataforma SaaS que agilice los procesos, los empleados se ven obligados a cambiar continuamente entre distintas fuentes de información, lo que genera problemas de productividad e incluso una mayor rotación de empleados.

Una importante compañía automotriz del Fortune 500 citada en el informe utiliza Sharepoint para repositorio de documentos, Lync para colaboración, dos sistemas separados de administración de documentos y correo electrónico para colaborar en procesos comerciales críticos, como administrar suministros para una nueva iniciativa de desarrollo de productos. Cada flujo de proceso vive en un sistema dispar.

3. Cuellos de botella

El hecho de que un proceso se haya ejecutado de cierta manera durante mucho tiempo no necesariamente la convierte en la mejor opción. A menudo, las empresas pasan por alto las fuentes de desaceleración de procesos debido a su falta de visibilidad y la incapacidad de comprender el impacto de un cuello de botella.

Estos cuellos de botella a veces son el resultado de no adaptarse a las nuevas tecnologías, o “guardianes” que exigen el control de una fase específica de un proceso. Independientemente de la razón, los obstáculos al proceso pueden causar importantes desaceleraciones, con impactos financieros de largo alcance.

General Electric informó que solo una mejora del 1 % en la recuperación de petróleo valía 80 mil millones de barriles adicionales por año, el equivalente a miles de millones de dólares en ingresos adicionales. Otro hallazgo de GE: evitar un solo día de inactividad en una plataforma offshore puede evitar $ 7 millones por día en producción perdida.

La solución.

Adaptarse a las nuevas tecnologías y estar abierto a nuevas soluciones es la mejor manera de mejorar los procesos. Tenga en cuenta un proceso que parece estar ralentizando su negocio y buscar activamente una forma de mejorarlo.

4. Redundancia

Otro problema común para las empresas de todos los tamaños es la duplicación de procesos. La repetición de pasos diluye la calidad de un proceso y confunde a quienes ejecutan los pasos. Esto se ve comúnmente cuando hay una falta de colaboración departamental, o los procesos se han adaptado de una manera no sistemática.

La solución.

Mejorar la colaboración departamental puede traer grandes beneficios. Una empresa de paquetes de productos de consumo del Fortune 50, pudo administrar y mejorar su flujo de procesos al eliminar actividades sin valor agregado. Estos incluyeron: el tiempo perdido, el desperdicio de movimiento, el inventario desaprovechado debido a la sobreproducción, los retrasos de los clientes, la espera de aprobaciones, los retrasos debidos al trabajo en lotes, los pasos innecesarios, la duplicación de esfuerzos y los errores, y la reelaboración.

5. La falta de conocimientos

Incluso cuando las empresas tienen la información correcta de inteligencia comercial disponible, puede ser inaccesible o erróneamente informada debido a la falta de datos en tiempo real. Los líderes que no tienen las ideas más relevantes a su alcance tienen menos probabilidades de tomar decisiones inteligentes.

Si un líder o patrocinador no sabe exactamente cómo se está progresando (por ejemplo, dónde están paralizadas las tareas de la iniciativa dada, cómo se ven afectados los tiempos de ciclo, si se está respetando el límite de tiempo o si una tarea está en el rojo o negro), es difícil priorizar competentemente las actividades.

La solución.

Las compañías de petróleo y gas son un ejemplo de lo que se puede ganar mediante el uso de análisis de datos en tiempo real. Generan volúmenes masivos de datos de pozos y sensores en sus equipos y otros activos que ya han desplegado. Al mismo tiempo, los perforadores y el personal de mantenimiento se suman a este volumen documentando sus observaciones y los problemas que les preocupan.

Sin embargo, estos datos potencialmente valiosos a menudo son inaccesibles o difíciles de analizar porque están en formato de texto o encerrados en silos de datos.

6. Pérdida de rendimiento operacional

Sin una comprensión completa de todos los componentes de su negocio, los ejecutivos pierden la capacidad de identificar debilidades críticas y planificar un crecimiento predecible. En pocas palabras, no pueden permanecer reactivos a las vulnerabilidades operacionales ni mitigar las complejidades de administrar un negocio en una economía global. En última instancia, la falta de visibilidad del proceso lleva a la suposición de un mayor riesgo, una pérdida de la confianza de las partes interesadas y un crecimiento menos positivo.

La solución.

Los procesos que conectan digitalmente proveedores, clientes y activos están creando eficiencias únicas y no anunciadas y valor para el cliente. Desde las máquinas de conexión en el taller hasta la conexión de datos de diferentes proveedores de activos, las operaciones en la nueva economía digital implican el uso de información para inspirar nuevos procesos. Esos procesos, a su vez, ayudan a cerrar las brechas entre las empresas y sus clientes. Y eso lleva a una línea de resultados más positiva.

 

Referencia:

Nick Candito, “How Inefficient Processes are Hurting your Company”, Diciembre 2016, Entrepreneur, encontrado en: https://www.entrepreneur.com/article/286084

Traducido por: Andrea Cordón