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Funcionalidades de personalización y configuración definidas por el usuario

SAP Business One proporciona a los usuarios poderosas herramientas para adaptar formularios, consultas y reportes a la medida de sus requerimientos específicos de negocios, para que cada empresa pueda utilizarlas sin necesidad de una capacitación técnica avanzada. Esto permite establecer las configuraciones requeridas para definir tipos de cambio, fijar parámetros de autorización, y crear funciones de importación y exportación de correo interno, correo electrónico y datos.

En cuanto a las capacidades administrativas, las principales funciones que se pueden configurar son:

• Definiciones de usuario: Plan contable, códigos tributarios, empleados de ventas, territorios, proyectos, formatos de direcciones, términos de pago, proveedores, clientes, grupos de artículos y comisiones, almacenes, plantillas y listas de espera para contratos de servicio, bancos, métodos de pago y métodos de embarque.

• Autorizaciones: Los administradores pueden definir qué información puede consultar cada usuario. Los documentos sensibles tienen propietarios y, en base a su relación con el usuario, se determina un acceso irrestricto, de solo lectura o vedado. El acceso se puede definir de acuerdo con la asignación del usuario al mismo equipo, departamento o sucursal, al mismo gerente que el propietario, o por su condición de gerente o subordinado del propietario.

• Existen además diversas opciones de configuración general para toda la compañía.

Campos definidos por el usuario
Los usuarios podrán definir sus propios campos en casi todas las áreas de la solución, tales como artículos, socios de negocios y documentos. Esto posibilita gestionar la información típica necesaria para muchas actividades de negocios diferentes. También es factible seleccionar campos definidos por el usuario para introducir diversos tipos de información, como textos, direcciones, números de teléfono, direcciones URL, archivos adjuntos, imágenes y listados desplegables.

Valores definidos por el usuario
Los valores definidos por el usuario aseguran que los datos de los procesos de búsqueda predefinidos queden registrados para cada campo del sistema (incluidos los campos definidos por el usuario).
Los posibles usos de los valores definidos por el usuario incluyen los siguientes:

• Registro automático de valores en los campos, de acuerdo con el uso de datos relacionados en el sistema
• Introducción de valores en los campos, según listas predefinidas
• Introducción automática de valores en los campos, según consultas predefinidas (establecidas por el usuario)
• Definición de dependencias entre campos del sistema
• Visualización de campos que solo pueden utilizarse en consultas, tales como firma de usuario, fecha de creación y saldo de cheques pendientes (para socios de negocios)

Integración abierta
SAP Business One tiene la capacidad de ampliarse con eficiencia de costos según las necesidades de la empresa:
• Los usuarios más experimentados podrán adaptarlo fácilmente de acuerdo con los requisitos cambiantes de los negocios, sin generar una carga continua para el departamento de TI
• Los usuarios podrán guardar sus preferencias para formularios, consultas y reportes, para que los modelos de proceso incrustados reflejen de una manera directa y efectiva las actividades cotidianas de los negocios
• Se integra fácilmente con otras aplicaciones, para aprovechar las inversiones en sistemas existentes y las nuevas tecnologías
• La arquitectura de SAP Business One permite a la gestión por alertas enviar transacciones y flujos de trabajo hacia otras aplicaciones para el procesamiento consecutivo
• Los gerentes podrán implementar cambios en SAP Business One de forma instantánea, para adaptar rápidamente la solución al modo en que los usuarios manejan los negocios, aun si cambian los requisitos empresariales
• Las modificaciones se adecuan a las nuevas versiones de la solución con un mínimo esfuerzo, eliminando los costos usualmente asociados a las actualizaciones